Courrier électronique est un accès rapide, facile et un moyen commode pour relier instantanément avec les gens du monde entier. Pour assurer nos messages ne confondez ou aliéner à d'autres, il est important à l'étiquette de base Courriel de pratique. Voici douze règles simple courriel à vous garder connecté et assurez-vous que chaque communiqué est clair, poli et professionnel.
Règle n ° 1 – être concis. Suivez la règle KISS (Gardez-la courte et sucré). Arriver au point d'une manière claire. Garder les paragraphes courts - dans la plupart des peines de trois ou quatre. Si vous trouvez vous besoin pour envoyer un courrier électronique de plus de quelques courts paragraphes, de réviser le message ou de tenir compte de ramasser le téléphone ou payer un personnel visitez plutôt.
Règle n ° 2 – Visionnez vos mots. Avant d'envoyer un courriel, vérifiez votre message. Demandez-vous, « Quel est mon but pour l'envoi de cet e-mail? » Colère, enthousiasme et anxiété sont toutes les émotions qui peuvent déclencher une démangeaison seulement une réponse chauffée immédiate peuvent gratter. Toujours consciemment choisir vos mots et veillez à ce que chaque communiqué avec précision et clairement transmet votre message. Être attentif à ce que vous dites et comment vous le dire parce que vos mots peuvent revenir à vous hanter. Mots, surtout la parole écrite, peuvent vivre et se rappeler pour toujours. Ne dites pas quelque chose dans la chaleur du moment que vous ne pouvez pas reprendre.
Règle n ° 3 – suivre un format. Chaque correspondance que vous envoyez est le reflet de vous et de votre organisation. Par conséquent, au minimum, chaque Courriel doit avoir ces éléments – une salutation, une ligne ignorée avant et après chaque paragraphe, une clôture ou appel à l'action et une signature (qui vous identifie et propose des façons remplaçant pour communiquer avec vous).
Orthographique règle # 4 –. Alors que les fautes d'orthographe peut vérifier avec exactitude orthographique, il ne reconnaît pas toutes les erreurs. Avant de vous frapper le bouton Envoyer, vérifiez chaque courriel pour l'orthographe, la ponctuation et la grammaire. Un courriel rempli de multiples erreurs n'est non seulement difficile à lire et à comprendre ; Il teste la patience de l'acquéreur, qui peut décider de n'a aucune valeur et n'est simplement pas une valeur de la lecture de votre message.
Les messages de Send règle # 5 – à votre boîte d'envoi d'abord. Désactiver la fonction « auto send » dans votre logiciel de courriel et, au lieu de cela, ont les messages envoyés à la « envoi » d'abord. Cela vous donne une seconde chance de revoir votre courriel pour le contenu et l'intention. Si votre courriel est une réponse, vous pourrez désormais relire le message original pour vous assurer que vous n'a pas mal compris le message. En cas de doute, demander des éclaircissements avant de répondre.
En règle générale, toujours attendre au moins 24 heures avant de répondre à un courriel chauffé. Il s'agit souvent de suffisamment de temps pour rafraîchir et de penser clairement. Relisez le message et demandez-vous si vous mal interprété le courriel. Dans l'affirmative, au moins maintenant vous pouvez frapper « supprimer » au lieu de « envoyer ». N'oubliez pas de toujours communiquer avec intégrité et de respect.
Évitez de la règle # 6 – écrit en majuscules. Texte écrit en majuscules est difficile pour les yeux et est difficile à lire. Plus important encore, tout en majuscules dans un courriel HURLE dans le lecteur. Préférable d'écrire en majuscules et minuscules. Si vous avez besoin attirer l'attention sur un mot, envisagez d'utiliser gras ou italique pour l'accent.
Réponse de la règle # 7 – à tous avec parcimonie. Lorsque vous répondez à un courriel de masse (un message envoyé à plusieurs destinataires), déterminer si tout le monde répertoriés besoins de recevoir votre réponse. Si une réponse à l'expéditeur est seulement suffisantes et appropriées, a frappé la « réponse » vs le bouton « réponse à tout » de couper des multiples et courrier inutile.
Règle # 8 – séjour courant. Tout comme la messagerie vocale, veillez à garder votre message de réponse automatique à jour. Un auto-reply obsolète est aussi mauvais que datée vocale – information qui sert à rien.
Règle # enfants Bureau courriel n'est jamais personnelle. Sauf si vous êtes propriétaire de l'entreprise, tout Courriel envoyé par le biais de votre ordinateur de bureau est la propriété de l'employeur et sous réserve de leur ressort. Il n'y a rien de tel que la messagerie personnelle au travail. Être conscient et regarder ce que vous dites parce que chaque message représente l'organisation et vous.
Règle n ° 10 – séjour organisé. Une tentative d'enregistrer chaque e-mail crée le fouillis. Obtenez l'habitude de sauver seulement nécessaires courriels et jeter le reste. Veillez à supprimer les messages de votre boîte de réception, supprimé et envoyé des boîtes de message. Cela réduit l'encombrement et libérer de l'espace informatique nécessaire. Revoir périodiquement afin que vous ne se sentez dépassé à la vue de la valeur des mois ou des années de messages. Si votre boîte est pleine, dès maintenant, s'engagent à examiner au moins 15 messages dans chaque zone de tous les jours jusqu'à ce que vous sont tous pris. Aussi, assurez-vous de sauvegarder régulièrement de toutes les boîtes aux lettres, juste au cas.
Courriel de réponse de règle # 11 –. Je ne peux pas vous dire combien de fois j'ai envoyé un courriel demandant des renseignements spécifiques seulement de recevoir une réponse avec la moitié, si il en est, de mes questions répondu. Cette faut envoyer un second message pour obtenir les réponses nécessaires. Lorsqu'ils répondent à un e-mail avec multiples questions, tapez votre droit de réponse à côté des questions dans une police de couleur différente que le message d'origine. Clairement, cela montre votre réponse et permet au lecteur de facilement correspond à la réponse à une question et garantit vous avez répondu à toutes questions de l'expéditeur.
La règle # 12 – soyez patient. Avec la prolifération de la messagerie texte, PDA et BlackBerry, beaucoup de gens, envoyez un courriel et s'attendre à un sur la réponse comptant quelques instants d'un message envoyé. Il est déraisonnable de s'attendre à d'autres d'abandonner tout pour répondre instantanément à toute votre fantaisie. Lors de l'envoi de courriel, soyez patient et permettre une quantité raisonnable de temps à passer avant que vous attendez une réponse.
Courrier électronique peut ouvrir des portes pour vous de partout dans le monde. Appliquer ces règles simples Courriel douze et messages vous sera clair, concis et toujours connectés.
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