Vous revenez à votre bureau d'une réunion après-midi et décider de consulter vos e-mail. Vous vous demandez où la journée est allé après avoir passé des heures à télécharger les messages, la lecture de certains, en supprimant d'autres, de l'artisanat et le dépôt des réponses ceux que vous voulez travailler plus tard. Votre boîte e-mail était pleine quand vous êtes arrivé au travail ce matin et demain promet d'être pas différent.
Qu'est-ce que cette explosion e-mail? Y at-il un moment où le monde entier ont décidé d'utiliser l'Internet comme outil de communication d'entreprise de choix? Y at-il des règles pour la gestion de ces messages et d'être un utilisateur professionnel et courtois de courrier électronique? Il ya, mais pas tout le monde a obtenu le mot.
Votre adresse e-mail est autant une partie de votre image professionnelle que les vêtements que vous portez, les lettres postales que vous écrivez (en supposant que vous n'avez toujours), le message d'accueil sur votre messagerie vocale et la poignée de main que vous proposez. Si vous voulez impressionner sur tous les fronts et de construire des relations d'affaires positives, faites attention à votre e-mail et d'orienter clairement de ces douze premiers e-mail des erreurs:
1. En omettant la ligne d'objet. Nous sommes ainsi loin du temps où nous n'avions pas réalisé l'importance de la ligne d'objet. Il n'est pas logique d'envoyer un message qui dit "pas de sujet" et semble être pour rien. Compte tenu de l'énorme volume d'e-mail que chaque personne reçoit, l'en-tête est essentielle si vous voulez que votre message lu dans un proche avenir. La ligne d'objet est devenu le crochet.
2. PAS FAIRE VOTRE LIGNE objet précis. Votre tête doit être pertinente à votre message, et pas seulement «Salut» ou «Bonjour». Le destinataire va décider de l'ordre dans lequel il lit e-mail en fonction de qui l'a envoyé et ce dont il s'agit. Votre adresse e-mail aura beaucoup de concurrence.
3. Ne pas changer l'en-tête CORRESPOND avec le sujet. Par exemple, si vous écrivez votre éditeur web, votre premier en-tête peut être "le contenu du site Web." Cependant, en tant que votre site se développe et vous envoyer plus d'informations, l'étiquette de chaque message pour ce qu'il est, «les coordonnées», «graphiques», ou «page d'accueil." Ne cliquez juste sur "répondre" à chaque fois. Ajout de plus d'informations à l'en-tête permettra au bénéficiaire de trouver un document spécifique dans son dossier de messages sans avoir à chercher tout le monde vous a envoyé. Démarrer un nouveau message si vous changer de sujet tous ensemble.
4. PAS DE PERSONNALISATION DE VOTRE message au destinataire. E-mail est informel, mais il reste encore un message d'accueil. Commencez par "Broome Monsieur», «Cher Jim», «Bonjour Jim," ou simplement "Jim". Ne pas mettre en nom de la personne peut faire de vous et de votre e-mail semble froid.
5. Sans tenir compte de TONE. Lorsque vous communiquez avec une autre personne face à face, 93% du message est non-verbale. E-mail n'a pas le langage du corps. Le lecteur ne peut pas voir votre visage ou entendre le ton de votre voix si choisi vos mots avec soin et réflexion. Mettez-vous en place de l'autre personne pense et comment vos mots peuvent rencontrer dans le cyberespace.
6. Oublier de vérifier l'orthographe et la grammaire. Dans les premiers jours de l'e-mail, quelqu'un a créé l'idée que cette forme de communication ne doivent pas être lettre parfaite. Wrong. Il ne. Il est une représentation de vous. Si vous ne vérifiez e-mail est correct, les gens vont question du calibre d'un autre travail que vous faites. Utilisez des majuscules et la ponctuation, et toujours vérifier votre orthographe. Rappelez-vous que votre correcteur d'orthographe seront prises les mots mal orthographiés, mais pas mal utilisé les. Il ne peut pas dire si vous avez voulu dire "de" ou "forme", "pour" ou "BOF", at-il »ou« la ».
7. L'écriture du roman Great American. E-mail est destiné à être bref. Gardez votre message court. Utilisez uniquement un certain nombre de paragraphes et quelques phrases par paragraphe. Les gens feuillettent leur e-mail pour une longue missive est gaspillée. Si vous vous retrouvez à écrire un message trop long, décrocher le téléphone ou convoquer une assemblée.
8. Transfert de courrier électronique SANS AUTORISATION. Presque tout le monde est coupable de celle-ci, mais pensez-y. Si le message a été envoyé à vous et seulement vous, pourquoi voudriez-vous prendre la responsabilité de le transmettre? Trop souvent des informations confidentielles a pris une dimension mondiale à cause du manque de quelqu'un de jugement. Si vous n'êtes pas demandé, ou demander l'autorisation, ne sont pas avant tout ce qui a été envoyé juste pour vous.
9. PENSER que personne d'autre ne verra jamais VOTRE E-MAIL. Une fois qu'il a quitté votre boîte aux lettres, vous n'avez aucune idée où votre e-mail finira. Ne pas utiliser l'Internet pour envoyer tout ce que vous ne pouvais pas supporter de voir sur un panneau d'affichage sur votre façon de travailler le lendemain. Utilisez d'autres moyens de communiquer des informations personnelles ou sensibles.
10. SORTIE SUR VOTRE SIGNATURE. Toujours proche avec votre nom, même si elle est incluse dans le haut de l'e-mail, et ajouter des informations telles que votre téléphone, télécopieur et l'adresse de la rue. Le bénéficiaire peut à appeler à continuer à parler ou vous envoyer des documents qui ne peuvent pas être envoyés par courriel. Création d'un bloc de signature officielle avec toutes ces données est l'approche la plus professionnelle.
11. S'attend à une réponse instantanée. Pas tout le monde est assis en face de l'ordinateur avec e-mail activée. La beauté de la communication Internet, c'est qu'il est pratique. Ce n'est pas une interruption. Les gens peuvent vérifier leurs messages quand cela les arrange, pas vous. Si votre communication est si importante que vous devez recevoir une réponse tout de suite, utiliser le téléphone.
12. REMPLIR LE "A" première ligne. Le nom ou l'adresse de la personne à qui vous écrivez est en fait le dernier morceau de l'information, vous devez saisir. Vérifiez tout le reste plus attentivement en premier. Preuve de la grammaire, la ponctuation, l'orthographe et la clarté. Avez-vous dit ce qui devait être dit? Comment s'est passé votre "ton de la voix"? Si vous étiez le moins peu émotif quand vous avez écrit l'e-mail, ne vous laissez reposer pendant une période de temps? Avez-vous joint la pièce jointe que vous voulez envoyer? Si vous entrez le nom du destinataire de la première, un feuillet simple du doigt pouvez envoyer un message avant son «temps. Vous ne pouvez jamais le reprendre.
E-mail rend tout plus facile et plus rapide, y compris faire une impression d'affaires puissants et en établissant de bonnes relations professionnelles. L'homme d'affaires qui utilise la technologie de manière efficace et appropriée verrez les résultats de cet effort reflète dans la ligne du bas.
Lydia Ramsey (c) 2004,. Tous droits réservés dans tous les médias.
No comments:
Post a Comment